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2024年電話溝通及面詢制度之優化方案
智慧財產局曾於2017年提出面詢改善方案並於同年施行面詢新制。參考美國、歐洲、日本等國家已建立面詢及電詢(或電話溝通)制度並訂有相關規範，智慧財產局與專利師公會於2023年底，就面詢及電詢(或電話溝通)制度進行討論，祈能為申請人提供更便捷的溝通管道，同時促進審查效益。智慧財產局於2024年6月舉辦「專利商標審查優化精進制度」諮詢會，其中針對電話溝通及面詢制度之優化，提出下述說明：
一、電話溝通
訂定電話溝通性質
智慧財產局將電話溝通定性為服務性質的溝通管道，與面詢分屬不同層次。電話溝通主要針對較單純的案件提供簡便的溝通機制。
電話溝通可進行的事項包括：對法規及審查理由書不清楚之處進行釋疑，或對實質技術內容進行溝通。倘若案件較為複雜，應採用視訊或實體面詢進行討論。
適度開示心證及保障申請人程序權益
審查人員於電話溝通時可適度開示心證，例如，當說明書、申請專利範圍或圖式僅需稍作修正即可克服不予專利時，可開示心證，以便申請人快速取得專利。
涉及較複雜的實質內容或需配合引證案多處或圖式對照，才能說明請處者，審查人員可建議申請人改用面詢方式進行。
此外，若發現有新事實或新證據足以改變先前心證時，審查人員將再核發審查意見通知函，踐行通知申復修正的程序，以保障申請人程序權益。
書面紀錄
針對重要事項及關鍵內容，智慧財產局內部已規範審查人員應作成書面紀錄。然而，某些時候，例如僅涉及案情的簡要釐清時，可能不會作成書面紀錄。若需要，申請人可要求審查人員作成書面紀錄。
開放與外審委員電話溝通機制
針對外審委員承辦之案件，2024年9月1日起試行申請人、外審委員及智慧財產局承辦人員的三方電話會議機制。
二、面詢
申請人與審查人員協力運作
面詢前，審查人員應全盤了解案情，備妥相關資料，擬訂面詢時應釐清待確認的事項，若有需申請人事先準備或說明的事項，應於面詢前告知。申請人則應於面詢申請書中敘明面詢事項。
面詢時的溝通事項除面詢申請書所載面詢事項以外，亦可包含審查意見書所載不予專利事證範圍內的事項。
適度開示心證並保障申請人程序權益
智慧財產局將鼓勵審查人員積極開示心證。針對申請人所提出問題，可依據引證文獻或專利法相關規定，適時開示心證，並依個案情況積極提供建議。
同電話通知，若發現有新事實或新證據足以改變先前心證時，將再核發審查意見通知函，踐行通知申復修正的程序，以保障申請人程序權益。
允許提出擬修正版本及理由
開放申請人在面詢時與審查委員討論其他修正版本的可行性。申請人可事先呈送擬修正版本及理由。為避免案情複雜化，擬修正版本應以一個為限。
記載後續事項的處理期限
若申請人面詢時表達需再進行申復、修正等，審查人員應於面詢紀錄表內簡要記載申復的內容及送申復、修正的期限。
開放與外審委員視訊溝通機制
針對外審委員承辦之案件，2024年9月1日起試行申請人、外審委員及智慧財產局承辦人員等的多方遠距視訊機制。
相關優化措施將以答客問方式公布於智慧財產局官方網站。